Redegjørelse for aktsomhetsvurderinger i Matcompaniet AS 

Matcompaniet AS driver virksomheten sin fra sitt hovedkontor og lager i Stavanger, samt lager i Oslo. 26 personer arbeider i selskapet.

Matcompaniet distribuerer et mangfoldig utvalg av kvalitetsmat fra Norge, våre naboland og de viktigste europeiske landene med produksjon av kvalitetsmat, eksempelvis ost, spekemat, olivenoljer, eddiker, konserver, snacks og tørrvarer. 

Hovedansvaret for oppfølging og etterlevelse av Åpenhetsloven er plassert hos administrasjonen i Matcompaniet AS.
Styret har utpekt governance ansvarlig for etablering, gjennomføring, oppdatering og rapportering av årlig aktsomhetsvurdering i virksomheten.
Aktsomhetsvurderingen gjøres i henhold til etablert metodikk og utføres av i ledergruppen i Matcompaniet.  
Eksterne viktige interessenter involveres i arbeidet der det anses riktig og hensiktsmessig.
Aktsomhetsvurderingen gjøres i tilknytning til den årlige risikovurderingen for Matcompaniet og legges frem for styret til behandling. Ved endringer i risikobildet oppdateres alltid aktsomhetsvurderingene.

Aktsomhetsvurdering er risikobasert, det betyr at identifiserte risikoområder vurderes ut fra alvorlighetsgraden av, og sannsynligheten for negative konsekvenser. Prioriteringer av tiltak knyttet til identifisert risiko for menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold gjøres på bakgrunn av vurdering av alvorlighetsgrad, omfang og sannsynlighet for potensiell negativ påvirkning eller skade.
Hvert risikoområde som er identifisert for Matcompaniet AS vurderes utfra om sannsynlighet for at negativ påvirkning skal inntreffe er fra lav, middels og høy sannsynlighet hvor hyppighet for at hendelsen kan inntreffe er avgjørende for klassifiseringen. Alvorlighetsgrad vurderes ut fra mulig skadeomfang på skala fra liten skade, vesentlig skade og kritisk skade.

Omfang og utforming av tiltak vurderes ut fra hvilken innflytelse Matcompaniet AS har på identifisert risiko, dette vurderes ut fra det forholdsmessighet, samt vår tilknytning og påvirkning på negativ konsekvens.

Forholdsmessig:
Identifisert risiko som anses middels eller høy i forhold til sannsynlighet og alvorlighetsgrad vurderes i forhold til hvorvidt identifisert risiko står i forhold til størrelsen av vår virksomhet, vår posisjon i leverandørkjeden og type varer eller tjenester vi tilbyr i markedet. Hvilke tiltak og omfanget av tiltak for å håndtere identifisert negativ påvirkning vil tilpasses ut fra forholdsmessighet.

Tilknytning og påvirkning:
Aktsomhetsvurderingene gjelder forhold som virksomheten har en viss innvirkning på, noe som forutsetter en viss tilknytning mellom virksomheten og identifisert risiko. Tilknytningen er tilstede dersom vår virksomhet har forårsaket, bidratt til eller er direkte knyttet til identifisert risiko.

Påvirkning:
Innflytelse og påvirkning anses å foreligge hvis vi har evnen til å få i stand en endring i de urettmessige praksisene til enheten som forårsaker skaden.

For identifiserte risikoområder hvor Matcompaniet AS vurderes å ha evne til å ha innflytelse skal tiltak etablere, ansvarlig utpekes og frist for implementering settes.

Matcompaniet AS har i styrevedtak datert 13. juni 2024 vedtatt at ansvarlighet og etterlevelse av Åpenhetsloven skal forankres i selskapets retningslinjer. I tillegg er det utarbeidet en veileder for aktsomhetsvurderinger etter Åpenhetsloven. Veilederen inneholder en redegjørelse for kravene Åpenhetsloven stiller til de enkelte stegene i aktsomhetsvurderingen og hvordan resultatene fra vurderingen skal publiseres. 

I aktsomhetsvurderinger følger vi følger OECDs seks trinns modell.

Forankring av ansvarlighet handler om å ha relevante retningslinjer på plass, i tillegg kreves gode systemer for implementering og oppfølging av etablerte retningslinjer. 
Alle Matcompaniet sine leverandører skal følge våre etiske retningslinjer for leverandører, som er basert på grunnleggende FN- og ILO-konvensjoner og pålegger leverandørene å gjennomføre aktsomhetsvurderinger basert på OECDs retningslinjer. 

Kartlegging handler om å identifisere risiko for negativ påvirkning internt i vår virksomhet og i vår verdikjede. 
I vår verdikjede er den største risiko vurdert til å være knyttet til leverandører. Vi har oversikt over alle produksjonsland og opprinnelsesland for våre råvarer. I tillegg jobber vi med å etablere en struktur for en jevnlig risikovurdering av våre største leverandører.

Ansatte i Matcompaniet AS er naturligvis omfattet av norsk lov. Alle ansatte har skriftlige ansettelsesavtaler, organisasjonsfrihet, egen helseforsikring og andre goder. Vi har etablert en varslingskanal som vi oppfordrer alle ansatte til å bruke dersom noen blir kjent med kritikkverdige forhold.
Alle nye leverandører må akseptere og etterleve våre etiske retningslinjer for leverandører, hvor blant annet arbeidsforhold, menneskerettigheter, lønn, tvangsarbeid, barnearbeid, korrupsjon og miljø er omfattet. For å sikre at leverandører etterlever i henhold til avtale har vi etablert en plan for revisjon. Det er da søkelys på leverandører som tilhører «høy» eller «medium» risikokategori. Ved avvik sørger vi for at leverandøren utarbeider en handlingsplan for å lukke avviket innenfor en gitt frist. Revisjonsarbeidet vil igangsettes i 1. halvår 2025.

En viktig del av aktsomhetsvurderingen er kommunikasjon av prioritert risiko, tiltak og effekt av disse. Styret behandler gjennomført aktsomhetsvurdering med tilhørende tiltak årlig og redegjørelse offentliggjøres årlig. Redegjørelsen legges ut på virksomhetens nettside www.matcompaniet.no innen 30. juni hvert år. Enhver har ved skriftlig forespørsel rett på informasjon fra Matcompaniet AS om hvordan virksomheten håndterer faktisk og potensielle negative konsekvenser.

En viktig del av aktsomhetsvurderingen er kommunikasjon av prioritert risiko, tiltak og effekt av disse. Styret skal behandle gjennomført aktsomhetsvurdering med tilhørende tiltak årlig og redegjørelse offentliggjøres årlig. Redegjørelsen legges ut på virksomhetens nettside www.matcompaniet.no innen 30. juni hvert år. Det fremgår også av årsberetningen for Matcompaniet AS hvor redegjørelsen er gjort tilgjengelig.
Enhver har ved skriftlig forespørsel rett på informasjon fra Matcompaniet AS om hvordan virksomheten håndterer faktisk og potensielle negative konsekvenser.

Ved avvik har vi kanaler og ressurser til å følge opp og iverksette tiltak for å rette opp i forholdet. Per i dag har vi ikke hatt slike saker. 

Å sikre at alle i Matcompaniet AS følger kravene om aktsomhetsvurderinger vil ha høy prioritet i 2024. Vi vil fortsette dialogen med våre leverandører om situasjonen for ansatte hos leverandør eller hos underleverandør.

For mer informasjon om hvordan Matcompaniet AS arbeider for å sikre grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, send e-post til governance ansvarlig christoffer@matcompaniet.no